Komplett guide för planering och värd för en volleybollturnering

Oavsett om det är för en välgörenhetsinsamling, en konkurrenskraftig fritidsliga, eller en klubbliga, att vara värd för en volleybollturnering är ett bra sätt att komma in på en hel dag med volleyboll. Det är roligt för spelarna, tränare, och åskådare. Och, om det är väl planerat, det behöver inte vara stressfylld dag för arrangörerna.

Att vara värd för en volleybollturnering är ett stort uppdrag. Men vill du veta hemligheten bakom en stressfri volleybollturnering? (Väl, låg stress, åtminstone.) Du måste göra det mesta av arbetet i förväg. Ju mer förberedelser och planering du gör INNAN turneringsdagen kommer att göra dagen mycket smidigare för dig. För att vara ärlig, när dagen väl börjar, om du har planerat schemat väl, dagen kommer i stort sett gå av sig själv. Du behöver bara vara tillgänglig för eventuell felsökning.

Kostnader för att arrangera en volleybollturnering

Innan du går in i detaljerna, det är en bra idé att ha en uppfattning om vad de beräknade kostnaderna kommer att bli. Dessa kommer att variera beroende på vilken typ av turnering du kör, men generellt sett är följande en lista över vanliga kostnader för att vara värd för en volleybollturnering:

• Mötesplats
• Tjänstemän
• Målskyttar (såvida du inte tilldelar spelare som är mellan matcherna)
• Priser eller prispengar
• Uthyrningsutrustning (om den inte täcks av platstillståndet)
• Försäkring (om det inte täcks av platstillståndet)

Tre etapper av värd för en volleybollturnering

Ett bra sätt att se på hur man skapar en volleybollturnering är att dela upp den i tre steg: Planera , Organisera , och Kör dagen.

Kolla in det praktiska, nedladdningsbar Checklista för turneringsplanering i slutet av artikeln för en snabb sammanfattning av varje steg.

1. Planering

Planeringsstadiet är när du bestämmer många av de preliminära detaljerna. När du får dessa uppgifter bekräftade, du kan lättare gå över till att organisera och driva turneringen.

⇒ Välj ett datum

• Att välja ett datum är inte nödvändigtvis lika lätt som att kontrollera ditt schema för en öppen helg. Du vill börja med två eller tre alternativ i åtanke, börja sedan ringa runt efter en ledig lokal. Du kommer att kunna välja ditt datum baserat på tillgängligheten på de lokaler som passar dina behov.
• Tänk också på andra tillfällen som du vill undvika, som semester eller långhelger (om inte självklart, temat för din turnering är själva semestern).
• Tänk också på om dåligt väder kan vara en faktor under vissa månader. Det är svårt att planera kring vädret, men du vill definitivt ha en kommunikationsplan kring potentiella avbokningar (mer om det nedan)

⇒ Bekräfta platsen

• Det är alltid pappersarbete involverat i att hyra en lokal, så se till att du ger dig själv tillräckligt med tid för att få registreringsprocessen slutförd, speciellt om det är första gången du använder den plats du har valt.
• Glöm inte att fråga om all utrustning ingår, eller om du behöver ta med egen utrustning. Det är faktiskt en bra idé att ha lite av din egen extrautrustning ändå, såsom poäng och antenner, eftersom dessa föremål ibland är svåra att hitta i stökiga utrustningsrum.
• Se till att du frågar om försäkring. Det ingår i vissa arenor, men inte med andra, så se till att du är täckt. Om du är värd för en ligaturnering, spelarna kommer sannolikt att täckas genom sin liga. Dock, om du gör en allmän uppmaning för team, du måste se till att spelare är täckta om någon skulle skadas.

⇒ Bestäm vilka typer av lag som ska bjudas in

• Om turneringen är för en klubb eller fritidsliga, detta är ett enkelt steg. Dock, om du funderar på att göra en bredare uppmaning till en välgörenhetsinsamling eller fritidslag, du måste begränsa typerna av lag. Tittar du på att göra en mens, kvinnor, eller coed-turnering? Om det är kodat, vad kommer att vara lagformatsreglerna (som minsta antal kvinnliga spelare, och kommer det att vara blandade eller omvända sexor).
• Du vill också vara tydlig med konkurrensnivån. Det sista du vill är att missmatcha en mycket konkurrenskraftig, elitlag med ett roligt fritidslag. Var inte rädd för att förolämpa potentiella lag – det är inte kul för någon att bli missmatchad. Och folk är vanligtvis ganska ärliga om sin förmåga.
• Om du har ett brett utbud av lag som vill anmäla dig, lägga till olika divisioner. På så sätt kan du ta emot mer än en typ av lag. Till exempel, du kan inkludera en konkurrenskraftig och rekreationsavdelning, eller en herr- och damdivision.

⇒ Ställ in entréavgift

• Om turneringen är för en välgörenhetsinsamling, då vill du sätta lagavgifterna tillräckligt höga för att täcka kostnaderna för att driva turneringen, eventuellt några prispengar för det vinnande laget, och då såklart ha pengar över för donation.
• Om turneringen är en del av en klubb eller liga, en del eller alla kostnaderna kan redan ha byggts in i den årliga registreringsavgiften.
• Att ställa in entréavgiften kan vara svårt innan man vet hur många lag som kommer att anmäla sig. Överväg att köra turneringen endast om ett minsta antal lag registrerar sig (vilket är viktigt när du anger schemat, för). På så sätt blir det lättare att beräkna de beräknade kostnaderna och bestämma den bästa entréavgiften.

⇒ Sponsorer

• Kontakta några lokala företag för att se om de skulle vara intresserade av att donera prispengar eller merchandise för priser i utbyte mot reklam under turneringen.

⇒ Ställ in ett sista datum för registrering

• Sista anmälningsdag bör vara 1-2 veckor före turneringsdagen.
• Detta är viktigt för att hjälpa dig att organisera schemat, och bestämma antalet tjänstemän och utrustning som behövs.
• När ett team registrerar sig hos dig, glöm inte att skicka dem en bekräftelse på att de faktiskt är registrerade för turneringen, så att de kan gå vidare och slutföra sina lag. Detta är också ett bra tillfälle att skicka dem dagens regler så att de kan förberedas, vägbeskrivning, och andra relevanta instruktioner.

⇒ Turneringspriser

• Bestäm vilka priser som ska bli. Vanligtvis, först, och ibland, andra lag får priser, även om det är en välgörenhetsinsamling.
• Pengarpriser är ganska populära, mest för att de är lätta att organisera och tas väl emot av teamen. Beloppet för kontantpriset behöver inte vara mycket; även att vinna tillbaka registreringsavgiften är uppskattat.

⇒ Kommunikationsplan

Det finns många rörliga delar för att vara värd för en volleybollturnering, så det är en bra idé att beskriva din kommunikationsplan under planeringsstadiet.

• Ha en primär kontakt för varje lag, helst via e-post (så att du kan kontakta alla på en gång), eller åtminstone per telefon. På så sätt kan du enkelt kommunicera turneringsdetaljer, och skicka eventuella uppsägningsmeddelanden som kan uppstå.
• Se till att du har delat DIN relevanta form av kontaktinformation ifall ett lag måste dra sig ur turneringen i sista minuten. Detta bör vara en mobiltelefon som du kommer att ha med dig under turneringen, och kommer att kolla ofta.
• Ungefär en vecka innan turneringen, e-posta följande information till de primära teamkontakterna:
  • Turneringsregler och schema
  • Vägbeskrivning till lokalen, och all relevant information, såsom parkering eller vilka dörrar som ska användas.
  • Starttid för turneringen, och om lagen som spelar först förväntas hjälpa till att sätta upp näten.
  • Om barn tillåts i gymmet. Ibland tillåter inte lokaluthyrningstillståndet barn under en viss ålder på grund av försäkringsansvar.
  • Om en koncession eller handelsmonter kommer att sättas upp, och vilka betalningssätt som kommer att accepteras. Spelare packar ofta lätt för en turnering, så de kommer att behöva tänka på att ta med betalningssätt så att de inte missar något.
• På turneringsdagen, ha ett lagkaptensmöte först på morgonen, innan några spel har spelats, att göra en snabb genomgång av dagens flöde, täcka några av de viktigaste reglerna, och alla nyckelbudskap som spelare behöver veta (som, finns det en planerad lunch, etc). Det är sedan lagkaptenernas ansvar att meddela resten av sina lagkamrater.

2. Organisering

Nu när du vet när, var, och hur många lag, du kan börja organisera själva dagen.

⇒ Skapa schemat

• En typisk volleybollturnering börjar med round robin-spel, vilket placerar lag i pooler (eller grupper). Beroende på antalet anmälda lag, det brukar inte finnas tillräckligt med tid för alla lag att spela mot varandra. Så, genom att placera dem i pooler, lagen kommer att spela mot alla andra lag i deras pool, och vara seedad (rankad) för slutspelsomgången.
• Till exempel, en volleybollturnering i tolv lag skulle sannolikt bestå av 3 pooler med 4 lag i varje pool. Detta garanterar också varje lag minst tre matcher innan de går in i mästerskapsseedningen.
• Syftet med round robin är att rangordna lagen efter antalet matcher de vunnit. För denna del av schemat, fästen används (se nedan).
• Bestäm om slutspelsomgången är enkel eller dubbel eliminering. Enkel eliminering innebär att så snart ett lag förlorar sin första slutspelsomgång, de är ute ur turneringen. Dubbel eliminering innebär att de är ute ur turneringen efter att de har förlorat två slutspelsmatcher.
• Baserat på antalet registrerade lag och antalet tillgängliga banor i lokalen, sätta schemat genom att tilldela lag till domstolar. Pooler är ofta tilldelade samma domstol, så att spelare inte behöver flytta alla sina saker efter varje match, men detta beror på antalet lag och banor.
• Ge tillräckligt med tid mellan spelen för lite grundläggande uppvärmning, och för lagen att packa ihop sina grejer och flytta från banan. Att ha lite bufferttid mellan matcherna hjälper också de olika poolerna att hålla sig relativt nära i tid (dock inte alltid!) och ger funktionärerna en liten paus.
• Bestäm om du vill ställa in en lunchrast, eller bara börja slutspelet så fort alla lag har spelat round robin. Att ha en bestämd lunchrast är trevligt eftersom det gör att alla lag kan ta en paus samtidigt, och det undviker att vissa lag börjar direkt in i slutspelsmatcher utan tid att äta och vila. Dock, det kan också göra att dagen blir mycket längre.

⇒ Skapa turneringsparenteser

• Slutspelsomgången är där lag börjar korsa över och spela mot lag i andra pooler, baserat på deras rankade ställning från round robin-spelet. Det är också när lag börjar slås ut från turneringen baserat på att förlora en match – så det är oerhört viktigt att få ställningen korrekt.
  
• Paranteser används för att beskriva varje lags väg genom slutspelet, baserat på vinster eller förluster.
• Du kommer definitivt att vilja dra ut dina parentes innan turneringsdagen med Bristol-tavlan och markörer, lämna tomrum för lagnamnen som ska läggas till på turneringsdagen. Du kan till och med skapa dessa online.
• Spåren kommer att granskas noga under turneringen av tränare, spelare, tjänstemän, och även åskådare, så om du inte har erfarenhet av att installera dem, du vill definitivt be om hjälp.
• Se till att du har tydliga tie-breaking-procedurer, som delas med team i förväg. Och hålla fast vid dem. Det finns inget värre än att ha tränare, spelare, refs, och även åskådare som försöker ta reda på vilket lag som faktiskt är tänkt att gå vidare till nästa slutspelsomgång, och vilket lag som slås ut. Spänningarna kan bli höga under slutspel (även för fritidsturneringar!) så planera väl för att undvika huvudvärk senare.

⇒ Anställ tjänstemän

• När du har gjort upp schemat, du kan bestämma hur många domare du behöver för dagen. Domare kommer med en kostnad, så du vill organisera detta korrekt, så att du inte ådrar dig onödiga avgifter.
• Beroende på turneringens konkurrenskraft, ett sätt att spara kostnader är att låta spelare från lag som sitter utanför sköta matcherna under round robin. Uppenbarligen bör en hög nivå av tjänstgöring inte förväntas av dessa volontärer, och det borde också finnas något slags hederssystem från lagen som spelar för att syna några av sina egna överträdelser (som att erkänna att de har rört nätet under ett block).
• Ett annat sätt att minska kostnaderna något är att bara ha en enda domare under round robin och tidiga slutspelsomgångar, och lägg sedan till den andra domaren till mästerskapsspelet.

3. Kör dagen

Ahh, allt hårt arbete är gjort! Nu, du kan luta dig tillbaka och låta dagen springa av sig själv! Väl, inte riktigt. Men, på grund av allt hårt arbete du har gjort i förväg, din dag borde löpa mycket smidigare. Men, ja, du har fortfarande en del att göra.

⇒ Material att ta med

Det är oerhört viktigt att du har följande föremål med dig på turneringsdagen.

• Spelbollar

Överväg att ta med tillräckligt med volleybollar av god kvalitet för att kunna användas som spelbollar. Även om lagen kommer att ha sina egna bollar, du kan inte lita på att var och en av dem har tillräckligt bra. Också, ibland inkluderar platstillståndet inte all utrustning, eller även om de gör det, de kan vara av dålig kvalitet. Ibland, det är bäst att bara ta med din egen.

• Extra markörer och pennor

Du behöver markörerna och pennorna för att hålla fästena uppdaterade, och du kommer oundvikligen att behöva fler pennor för målvakterna. Det är faktiskt en bra idé att knyta en penna till snöret och tejpa fast snöret på varje noteringsbord, förutom att spela in en kopia av schemat. Dessa föremål försvinner ofta!

• Maskeringstejp

Maskeringstejpen kommer att användas för att tejpa fast volleybollturneringsfästena och en kopia av schemat på en central plats utanför gymmet. Tänk på att det ofta kommer att finnas en liten grupp som samlas runt parentesen för att kontrollera lagets ställning, så välj en plats som kan hantera hög trafik och en liten skara människor.

• Kopior av schemat

Se till att du har tillräckligt många kopior av schemat för att tejpa en till var och en av partiturhållningstabellerna, och sedan några på viktiga platser i och runt gymmet. Och se alltid till att behålla minst ett exemplar för dig själv!

• Kopior av laguppställningskorten för tränare

Ha extra kopior av laguppställningskorten. Även om du slutar med extramaterial, de kan användas för framtida turneringar.

• Kalkylator

Du kommer definitivt att behöva en miniräknare någon gång på dagen för att räkna ut lagets ställning. Om du behöver gå in i oavgjorda procedurer, du vill definitivt inte göra den här matematiken i ditt huvud! Du kanske till och med har en publik, och du vill vara helt säker på att dina beräkningar är korrekta.

• Extra papper

Man vet aldrig när detta kommer till användning.

• Urklipp eller pärm

Detta är inte obligatoriskt, men det är bra att ha all din information på en central plats.

• Team kontaktinformation

Oavsett om det är en papperskopia av allas telefonnummer eller en massa e-postmeddelanden på din smartphone, se till att du har ett sätt att komma i kontakt med var och en av teamets primära kontakter. Detta är extremt viktigt om turneringen ställs in på grund av dåligt väder – du vill definitivt inte att lag som kör genom dåligt väder bara ska dyka upp till ett tomt gym!

• Tjänstemännens kontaktuppgifter

Detsamma gäller tjänstemännen.

• Första hjälpen-kit och ispåsar

Förhoppningsvis behöver du inte använda ett första hjälpen-kit eller några isförpackningar, men det är en bra idé att vara förberedd. Lagen bör också ta med sina egna, men du kan inte räkna med det. Ha några "instant" ispåsar till hands (du vet, den typ som du klämmer för att aktivera) så att du inte behöver hitta en frys för dem.

⇒ Innan turneringen startar

• Kom till gymmet så tidigt som tillstånden tillåter dig att, minst 60-90 minuter innan första matchen startar. Det här fönstret kommer att vara din mest hektiska tid, och det finns inget värre än att team börjar anlända medan du fortfarande håller på att ställa in saker och ting.
• Det första du ska göra är att börja inrätta domstolarna. Men, försök inte göra allt själv! Ta hjälp av andra. Låt lagen veta att om de spelar först, de är ansvariga för att inrätta domstolar, inklusive näten, antenner, tjänstemän står, och säkerhetsstoppning för stavarna.
• Kvinnors näthöjd är 2,24 meter (eller 7 fot 4 tum) och mäns näthöjd är 2,43 meter (8 fot). Om du organiserar en coed-turnering, nettohöjden kommer att bero på de specifika regler som du har valt för din turnering, men är vanligtvis inställd på kvinnors höjd.
• Efter att domstolarna har inrättats, kontrollera varje bana för att se till att antennerna och säkerhetskuddarna har lagts till. Tjänstemannen vid varje domstol kommer också att bekräfta detta, men det kommer att spara lite tid om du identifierar det tidigare.
• Ställ upp målvaktsbord och stolar, och se till att varje tabell har följande artiklar:
  • en kopia av schemat som är bandat till den
  • pennor för poängsättning
  • poängsättning av vändkort
  • tillräckligt med poäng för varje match
  • laguppställningskort
• Tejpa turneringsparenteserna och kopior av schemat på en central plats.
• Identifiera var och en av domstolarna med ett nummer. När team börjar anlända, de kommer att leta efter domstol 1, domstol 2, etc, så glöm inte att lägga till dessa etiketter! Till och med ett papper som är tejpat på domarens läktare kommer att fungera (kom ihåg det extra papperet du tog med? Se hur det kommer till användning!).
• Se till att det finns plats för åskådare. Ha bänkar eller stolar uppställda längs sidlinjen, och se till att det finns en fri väg mellan banorna så att åskådare som bär skor utanför inte går på banorna.
• Håll ett lagkaptensmöte innan någon av matcherna börjar. Håll det kort – välkomna alla, identifiera dig som turneringsarrangör, gå igenom turneringsformatet, och dela all annan relevant information om turneringens regler eller plats. Påminn lagkaptenerna att ta tillbaka all relevant information till resten av laget.

⇒ Under turneringen

• När varje spel slutar, låt en av målvakterna ge dig (eller någon som du har delegerat denna plikt till) en kopia av poängprotokollet så att parenteserna kan uppdateras. Det är viktigt att uppdatera detta så snart som möjligt efter varje spel slut, eftersom det är lätt att tappa dessa resultatsedlar. Också, folk kommer att hålla reda på ställningen, så du vill se till att hakparenteserna återspeglar den mest uppdaterade informationen.
• Håll det så snyggt som möjligt under dagen. Detta ger inte bara en trevligare miljö under dagen, det gör också att städa upp i slutet av dagen mycket enklare och snabbare.
• Gör dig tillgänglig för eventuell felsökning. Som turneringsarrangör, du kanske vill ha en färgglad skjorta så att du sticker ut. Det kommer oundvikligen att finnas någon som letar efter dig, så du vill bli lätt märkt. Eller, beroende på frågan, kanske inte så mycket 🙂
• Se några av spelen! Bli inte så upptagen med att organisera att du glömmer att titta på en del av volleybollen. Ja, det kommer att bli en hektisk dag, men det kommer att bli paus, så dra nytta av lite av din stilleståndstid.

⇒ I slutet av dagen

• Ge det/de vinnande laget sina priser, och tack alla för deras bidrag till dagen.
• Se till att all utrustning som användes läggs undan där den hör hemma. Be spelarna hjälpa till med detta också. Detta inkluderar näten, antenner, och stolpar, men också resultattabellerna, bänkar, stolar, soptunnor – allt som flyttades från sin ursprungliga plats och användes under dagen.
• Respektera gymnastikutrymmet! Det är lånat utrymme, så se till att din grupp städar upp efter sig. När du flyttar bänkarna och poängborden från gymgolvet, det är otroligt hur mycket skräp som finns kvar!
• Om du planerar att köra en annan turnering i framtiden, anteckna alla lärdomar, eller saker du kan förbättra till nästa gång. Detta är användbart att göra medan det fortfarande är fräscht.

Hur länge pågår en volleybollturnering?

Detta är en bra fråga, speciellt om du inte har deltagit i många turneringar. Tyvärr, det är inget direkt svar. Allt beror på antalet lag, hur schemat har ställts in, och hur lång tid varje enskild match tar. Det bästa sättet att uppskatta hur länge en turnering kommer att pågå är att skapa ett bra schema, och försök att inte avvika för mycket från det.

Det kommer, självklart, vara spel som pågår längre än de var planerade för. Det bästa sättet att försöka hålla schemat är att se till att lagen alltid är medvetna om när deras nästa match ska spelas.

Det finns många komponenter för att vara värd för en volleybollturnering, men om du delar upp det i etapper och håller dig organiserad, du kommer att se att det är ganska enkelt – särskilt efter att du har sprungit några. Att köra en organiserad turnering innebär att din turnering börjar få ett gott rykte, och det kommer att finnas ett fortsatt intresse från lag som vill anmäla sig. Kom ihåg att det ska vara en rolig och säker dag, så njut!

Relaterade artiklar:

Vad ska jag ta med mig till en volleybollturnering inomhus?

Vilken utrustning behövs för inomhusvolleyboll?

Bästa snacks för en volleybollturnering

Checklista för turneringsplanering:

Ladda ner Checklista för turneringsplanering och värdskap

Planera

• Välj ett datum
• Bekräfta platsen
• Bestäm vilka typer av lag som ska bjudas in
• Sätt en entréavgift
• Sponsorer
• Ange ett sista datum för registrering
• Turneringspriser
• Kommunikationsplan

Organisera

• Skapa schemat
• Skapa turneringsparenteserna
• Anställ tjänstemän

Kör dagen

• Material att ta med:
  • Spelbollar
  • Extra markörer och pennor
  • Maskeringstejp
  • Kopior av schemat
  • Kopior av laguppställningskorten
  • Kalkylator
  • Extra papper
  • Urklipp eller pärm (ej obligatoriskt, men hjälpsamt)
  • Team kontaktinformation
  • Tjänstemännens kontaktuppgifter
  • Första hjälpen-kit och ispåsar
• Innan turneringen startar
  • Anlända tidigt
  • Ställ upp banorna och resultattabellerna
  • Tejpa turneringsparenteserna och schemalägg på en central plats
  • Märk domstolarna
  • Sätt upp plats för åskådare
  • Håll ett lagkaptensmöte
• Under turneringen
  • Uppdatera turneringsparenteserna efter varje spel
  • Städa hela dagen
  • Var tillgänglig för felsökning
  • Se några av spelen!
• Vid slutet av dagen
  • Presentera vinnarens priser och tacka alla
  • Lägg undan all utrustning
  • Städa eventuellt skräp
  • Skriv ner eventuella lärdomar till nästa gång

[Komplett guide för planering och värd för en volleybollturnering: https://sv.sportsfitness.win/Sport/volleyboll/1012040594.html ]