Så att ta protokoll vid ett kommittémöte

Ta minuter vid ett möte är en viktig del av att hålla en kommitté som fungerar smidigt. När du tar några minuter , är ditt mål att registrera den information som diskuteras vid mötet så att andra kan gå tillbaka till den. Protokollet ger också riktningen för framtida möten . Att vara organiserad och noggrann när du spelar dem är mycket viktigt . Att gå till mötet med en plan som gör att min mycket mindre överväldigande . Instruktioner
1

Ta med en bärbar dator till mötet med dig om det är möjligt . Förutsatt att du skriver snabbare än du skriver , som har en bärbar dator med dig kommer att hjälpa dig att göra anteckningar på ett effektivare sätt . Du kommer också att få en del av det arbete som redan gjorts när det blir dags att skriva upp ett slutligt utkast av protokollet att distribuera .
2

Läs över dagordningen för mötet i förväg så att du vet vad som väntar och lyssna efter . Du kanske vill förbereda ett ark med tomt utrymme under varje ämne på dagordningen att göra antecknings lättare. Om du gör det kommer att hålla dina anteckningar organiserade och på uppgiften . Addera 3

Börja med att spela in den grundläggande information såsom datum, tid , plats , och mötesdatumnästa . Skriv ner namnen på de personer på mötet . Alternativt , skicka runt en närvaro blad .
4

Fokus på inspelning huvudpunkterna i diskussionen i utskottet i stället för kodning för att skriva ner varje liten detalj . Oroa dig inte för prydlighet eller skriva ut hela meningar medan du tar minuter - eftersom det är bara en preliminär version , kan du gå tillbaka senare och göra det konsekvent . Så länge du kan förstå vad du skrev när du ser tillbaka , inte betona om att göra den första versionen verkar formell . Du vill kunna lyssna på vad som sägs förutom att ta del av de viktigaste idéerna .
5

Skriv upp ett slutligt utkast av protokollet så snart som möjligt efter mötet avslutas . På så sätt kommer det att vara färskt i minnet , och du kommer inte behöva kämpa för att komma ihåg någonting . Formatet på det slutliga förslaget är beroende av formalitet av mötet , men du bör i allmänhet skriva det i en berättelse och objektiv stil . Lista bakgrundsinformationen (datum , tid och deltagare ) överst på sidan. Använd underrubriker för att organisera samtalsämnen . Avsluta med datum och plats för nästa sammanträde - . Och eventuellt en preliminär agenda
6

Fördela minuter för att alla gruppmedlemmar via e-post eller personligen . Du kanske vill ha dem initial sina namn på en lista så att du har en skiva som alla fått en kopia . Addera

[Så att ta protokoll vid ett kommittémöte: https://sv.sportsfitness.win/Coaching/Annat-Coaching/1012037060.html ]